Pismo za zbiranje ponudb vas bo predstavilo kot avtorja ponudbe in povabilo morebitnih odzivnikov, naj izvejo več. Pismo bo povzelo in posredovalo materiale in navodila, ki so potrebna za odziv na vaše povabilo k oddaji ponudb. Bralcem boste povedali, kdo ste, kaj iščete in kako boste odgovorili na vprašanja ponudnikov. Ugotovili boste, kako želite prejemati ponudbe in kakšen je vaš časovni okvir. Medtem ko pisma za zbiranje ponudb pogosto sprejemajo pregled, tabelarne in beležke, lahko z uradnim pismom predstavite povzetek postopka za zbiranje ponudb in poudarite njegove ključne točke.
Povabite bralce, da predložijo ponudbe, ki ustrezajo priloženim ponudbenim dokumentom. Vaši ponudbeni dokumenti lahko vsebujejo opis postopka ocenjevanja in navodila ponudnika, ki določajo obliko in vsebino gradiva, ki ga je treba predložiti. Vključujejo lahko tudi pogoje in pogoje, ki naj bi jih ponudniki pričakovali v pogodbi, pa tudi podroben opis ali specifikacije storitev ali blaga, ki ga kupujete. Za navodila svojih bralcev navedite seznam označenih ponudbenih dokumentov, ki ste jih priložili svojemu pismu.
Določite se kot odvetnik za ponudbe. Na kratko predstavite svoje podjetje s pregledom svojega poslanstva, lokacije in spletne strani. Navedite tudi ime in kontaktne podatke za kontaktno točko bralca za vse zadeve, povezane z zbiranjem ponudb. To ste lahko vi ali kdo drug, na katerega ste prenesli upravljanje postopka zbiranja ponudb.
Opišite prizadevanja, za katera zahtevate ponudbe. Navedite podatke, kot so lokacija, proračun, obseg in velikost podjetja. Razpravljajte o tem, kako se prizadevanje ujema z vašimi velikimi cilji in cilji.
Predstavite svoj urnik za celoten postopek ponudbe. Navedite svoje roke in lokacije za sprejemanje pisem o nameri, vprašanjih in ponudbah. Navedite datume vseh načrtovanih dogodkov, povezanih s ponudbo, kot so srečanje pred dražbo, odpiranje ponudb in javni ožji seznam, srečanja za izbiro ali nagrajevanje.
Za podrobnejša navodila o tem, kaj predložiti in v kakšni obliki, si bralce seznanite z navodili priloženega ponudnika. Poudarite pozorno spremljanje predpisanih oblik in zahtev ter navedite možnost diskvalifikacije ponudb v primeru neskladnosti. Jasno navedite podlago ali merila za oddajo ponudbe in vse druge informacije, ki jih želite izpostaviti, kot je število zahtevanih izvodov in kako naj bodo ponudbe zapečatene, pakirane in označene.
Ponovite povabilo k ponudbi in se zahvalite bralcu za njegovo zanimanje. Uradno zaprite pismo in nato podpišite svoje ime in naslov.
Nasveti
-
Pridobivanje ponudb lahko postane zapleteno. Posvetujte se z odvetnikom, preden dokončate ponudbo in paket. Preberite svoje pismo za slovnične in pravopisne napake.
Blokirajte pismo in ga natisnite na glavi.
