Pomemben cilj vsakega sistema notranjih kontrol je varovanje premoženja. Ker procesi na izplačane plače vplivajo na človeške in finančne vire, so težave ali slabosti v notranjih kontrolah na izplačane plače lahko dragi. Priznavanje tveganj, povezanih s procesom izplačevanja plač, razumevanje njihovih potencialnih učinkov in spoznavanje, kako jih rešiti, lahko povzročijo precejšnje preprečevanje izgub skozi čas.
Tveganja
Tveganja v procesu obračunavanja plač vključujejo težave s finančnim poročanjem, kot so podcenjevanje plač in obveznosti za zaposlene ali napačno razvrščanje stroškov dela med stroški prodanega blaga (COGS) in prodajnimi, splošnimi in administrativnimi stroški. Operativna učinkovitost je lahko ogrožena s plačevanjem fantomov ali odpuščenih delavcev (običajno posledica dogovora) in z uporabo nepravilnih plač in plač. Skladnost s predpisi je ogrožena zaradi kršenja zveznih in državnih zakonov o plačah in času ali kršitev predpisov o notranji davčni službi (IRS), povezanih z zaposlenimi v primerjavi z neodvisnimi izvajalci.
Vpliv
Morebitni finančni, ugledni in pravni učinek težav s plačilno listo se močno razlikuje glede na čas, velikost in naravo plač. Razumevanje vpliva, ki bi ga lahko imel dogodek, je pomembno pri znanju, kako ga ustrezno obravnavati. Podjetja morajo upoštevati naslednje: Napake pri finančnem poročanju lahko povečajo stroške zunanje revizije. Nepravilni finančni podatki lahko povzročijo slabe upravljavske odločitve in lahko negativno vplivajo na vlagatelje in druge zainteresirane strani, kot so upniki. Plačila fantomskim zaposlenim in nepravilne plačilne stopnje lahko negativno vplivajo na likvidnost in povečajo davčne obremenitve. Kršitve zakonov o plačah in urah ali predpisi IRS lahko povzročijo velike globe, pravne stroške, višje stopnje fluktuacije zaposlenih in izgubo ugleda.
Ublažitev
Verjetnost ali učinek težave s plačilnim seznamom lahko zmanjšate, če izvajate močne kontrole plač. Vendar pa korist od izvajanja nadzora plač ne bi smela prevladati nad stroški. Redne in pravočasne poravnave plačilnih računov in podatkov iz glavne knjige in podatkov tretjih oseb, prenosov datotek in drugih evidenc lahko preprečijo ali odkrijejo finančne napačne navedbe. Pregled klasifikacij delovne sile med neposrednimi in posrednimi stroški lahko pomaga identificirati probleme klasifikacije. Ločitev nalog med vnosom podatkov o plačah, obdelavo in odobritvijo plačil ter osebjem za sprostitev je idealna, vendar je lahko težavna v majhnih podjetjih z omejenimi viri. Višji vodstveni pregled, odobritev in sporočanje stopenj plačil, spremembe obrestnih mer, napredovanje osebja, spremembe delovnega mesta in odpovedi so lahko primerni, kadar ločevanje nalog ni stroškovno učinkovito. Ustrezni programi usposabljanja za upravljanje in nadzor za pravna in kadrovska vprašanja lahko pripomorejo k večji skladnosti z zakonodajo.
Spremljanje
Vsak sistem notranjih kontrol lahko sčasoma postane neučinkovit, saj se osebje in poslovni procesi spreminjajo z rastjo ali neustreznim upravljanjem postopkov nadzora. Izvajati redne ocene potencialnih tveganj in pregledati zasnovo in učinkovitost kontrol na izplačanih plačah, da se zagotovi, da ostanejo ustrezni in stroškovno učinkoviti.
