Mnogi ljudje mislijo, da imata receptorka in tajnica enako službo, enake odgovornosti in oba delovna mesta sta zamenljiva. Razlog, zakaj ljudje držijo to predpostavko, je, da tako tajniki kot receptorji pogosto odgovarjajo na telefon in opravljajo pisarniške naloge. Dve nalogi sta povsem drugačni, ker imata tajnica in receptorka različne vloge in zahteve.
Sekretar
Naloge tajnika se razlikujejo glede na vrsto sekretarja in velikost organizacije. Trendi poslovanja so se spremenili s tehnološkim napredkom. V preteklosti je imel vsak vodja svojega tajnika. Zaradi elektronske pošte in avtomatizirane glasovne pošte lahko sekretar dela za več menedžerjev. V majhnem podjetju lahko obstaja en tajnik za vse menedžerje. Obravnava vso pošto, razporeja sestanke, naroča dobavo in odgovori na telefon. Če sekretar dela samo za enega ali dva vodstvena delavca, ji pogosto dodeljujejo dodatne dolžnosti, podobne nalogam upravitelja. Na primer, sekretar za človeške vire bi lahko preverjal reference. Sekretar običajno mora imeti vsaj diplomo srednje šole, številni uradi pa raje zaposlujejo tiste, ki imajo diplomo iz svobodnih umetnosti, tajniško usposabljanje ali diplomo ali potrdilo iz upravne podporne šole. Sekretar mora imeti tudi hitro hitrost tipkanja, poznavanje računalnikov in komunikacije ter spretnosti ljudi, poroča državna univerza.
Receptorji
Receptor je tisti, ki ga vidiš prvi, ko vstopiš v vrata podjetja. Recepcionarka pozdravi obiskovalce, se odzove na telefon, napiše pisma in dokumente ter v delovnem času ohrani čistočo sprejemnega prostora. Recepcionar lahko tudi podpiše obiskovalce v in iz podjetja, razvrsti pošto, vzdržuje dnevnik prisotnosti zaposlenega in popravi pisma, poročila in e-pošto. Običajno se daje prednost visokošolski diplomi. Toda, če ste inteligentni in imate prijazno obnašanje in izgled, delodajalci te lastnosti pogosto cenijo pred formalnim izobraževanjem. Nekatere družbe nudijo usposabljanje na delovnem mestu za receptorje, v skladu z državno univerzo.
Razlike v delovni odgovornosti
Del odgovornosti receptorka je pozdraviti obiskovalce podjetja; sekretar običajno ni odgovoren za pozdravljanje obiskovalcev. Sekretar lahko pozdravi obiskovalce, vendar le, če obišče enega od vodilnih delavcev, za katerega dela sekretar. Sekretar deluje posebej za enega ali več menedžerjev. Recepcionar predstavlja celotno podjetje in ne dela nikomur posebej. Sekretar bi lahko imel dodatne odgovornosti, kot je načrtovanje sestankov, naročanje blaga, ureditev potovanja in ravnanje z gotovino. Lahko ima tudi dodatne odgovornosti, odvisno od njegove vrste, kot so pravna, finančna ali tržna. Odgovornosti receptorja so splošne - pozdravljanje, sprejemanje telefonskih številk, razvrščanje pošte in druge majhne odgovornosti, ki jih določi podjetje, v skladu z državno univerzo.
Druge razlike
Recepcijska miza se pogosto nahaja v najbolj vidnem delu podjetja. Ona je prva oseba, ki jo vidiš, ko vstopiš v družbo. Pisarna ali območje tajnika se pogosto nahaja v bližini upravljavcev, za katere dela. Tudi sekretar običajno mora imeti vsaj srednjo šolo in celo certifikat ali diplomo. Za recepcionarja je zaželena diploma srednje šole, ki pa ni vedno potrebna. Od leta 2009 je bila povprečna letna plača za receptorje in informacijske referente 26.010 $, povprečna letna plača za tajnike na nižji ravni je bila 31.060 $, povprečna letna plača za izvršne sekretarje in upravne pomočnike pa je bila 44.010 $, meni Bureau of Statistics Statistics.
