Ali ste vodenje dobrodelne organizacije, metanje letni praznik stranka ali začetek novega programa usposabljanja in potrebujete svetovalec, zbiranje pisem so primarni instrument za privabljanje pomoči. Poslovna sporočila morajo biti poudarjena in jedrnata, vsebovati morajo vse ustrezne informacije, ki jih bo vaš prejemnik moral sprejeti in sprejeti odločitev. Poleg tega boste morali vedeti, da je na vašem območju prisotno pravo, da se prepričate, da je vse na krovu.
Ugotovite cilj svojega pisma. Ali nagovarjate donacije ali iščete ponudbo za pogodbeno delo? Pridobivanje pisem pogosto uporabljajo subjekti, kot so dobrodelne organizacije, ki iščejo donacije ali podjetja, ki iščejo ponudbe potencialnih ponudnikov za določen dogodek, pobudo ali program. Naredite celovit seznam subjektov, ki jim želite poslati pismo, in zagotovite, da izpolnjujejo merila za storitve, ki jih iščete.
Oglejte si ustrezne podrobnosti. Da bi dosegli najboljši odziv, mora vaše pismo vsebovati posebne navedbe o storitvah, ki jih iščete. Ti podatki vključujejo datum in čas dogodka ali projekta ter zahtevane naloge. Pismo mora izrecno zahtevati tudi ceno, ki jo mora prejemnik opraviti za izvedbo zahtevanih nalog. Če gre za prizadevanja za zbiranje sredstev za dobrodelne organizacije, bodite pregledni glede dejstva, da prosite za denar. Prav tako morate ponazoriti minimalno ali standardno donacijo, ki jo pričakujete. Če nimate minimalne donacije, lahko te informacije vključite tudi.
Dodajte ugodnosti. Povejte subjektu, v pismu, kakšne koristi bo izhajal iz svojega sodelovanja v vaših prizadevanjih. Koristi lahko vključujejo neko obliko obveščanja o svojem poslovanju ali organizaciji ali javno priznanje njegovih dejanj. Vključite kakšno vrsto publicitete bo to, kje se bo pojavilo in za kateri časovni okvir.
Naj postane proza jasna. Vsebina in oblikovanje pisma morata biti jasna, jedrnata in spoštljiva. Izogibajte se cvetočemu jeziku in nerodni strukturi stavka in odstavka. Upoštevajte dejstvo, da je vaša ciljna publika zasedena in da bo želela prebrati gradivo z učinkovitostjo in enostavnostjo.
Zavedajte se lokalnih zakonov o zbiranju. Mnoge države imajo zakone v zvezi s pridobivanjem poslov ali denarja. Na primer, od dobrodelnih organizacij se lahko zahteva, da se formalno registrirajo s to državo, preden se lahko razdelijo pisma te vrste. Pozoren na te zadeve ne bo le dobil vaš projekt v teku pravno, ampak bo tudi prihranite precejšnje glavobole z državnimi in lokalnimi uradniki. Začnite s svojim državnim uradom, da ugotovite svoje pravice in odgovornosti.
