Skupnostna služba je plemenito delo - vendar se to pogosto ne bi zgodilo brez velikega dela, ki bi potekalo v ozadju. Organizacija skupnostnega dela je večplasten podvig in odgovornost predsednika je, da se posveti vsaki podrobnosti. Predhodno načrtovanje je ključnega pomena, saj vključuje vse od postavljanja ciljev do prenosa nalog. Če seznam komponent predčasno naslovite, povečate verjetnost, da bo vaš dogodek uspešen.
Izberite vzrok. Številne vrste projektov spadajo v področje storitev skupnosti. Nekatere ideje vključujejo projekte za spodbujanje okolja, spodbujanje varnosti, boj proti kriminalu ali pomoč brezdomcem.
Upoštevajte glavni razlog, zakaj je projekt potreben. Če načrtujete dogodek v imenu organizacije, upoštevajte, ali je dogodek v duhu njegovega organizacijskega poslanstva.
Zastavi si cilje. Določite specifične cilje projekta in se prepričajte, da so merljivi. Merljivi cilji vam bodo pomagali oceniti dogodek, ko bo konec.
Oblikujte dogodek. Izberite datum, čas in kraj. Nato razmislite, kaj bi bilo - kot zanimiv govornik, hrana ali edinstvena dejavnost -, da ljudje menijo, da je dogodek zabaven in koristen.
Opis potreb po kadrih. Podrobno opišite posebne dolžnosti in kdo bo opravljal te naloge. Zaposlite prostovoljce, ki bodo zapolnili ta mesta.
Navedite potrebna sredstva, material in zaloge. Za namene proračuna upoštevajte, ali bo vsaka postavka podarjena ali kupljena. Če ste podarili, zabeležite vrednost v naravi.
S pisnimi komunikacijami ali osebnimi predstavitvami povabite potencialne partnerje, kot so morebitni sponzorji dogodkov, da se udeležijo dogodka. Delite prepričljivo zgodbo o tem, kako bo vaš projekt pozitivno vplival na skupnost. Nato jim razložite, kaj lahko storijo, da pomagajo.
Izpolnite predlagani proračun z navedbo vseh pričakovanih prihodkov in odhodkov. V svoj proračun vključite vse vire, materiale in zaloge s seznama. Prepričajte se, da se vrednost doniranih elementov odraža v proračunu.
Spodbujanje dogodka. Sporočite dogodek z vsemi izvedljivimi sredstvi, kot so sporočila za javnost, neposredno pošto, osebna vabila, plakati, objave na spletnih straneh in prek različnih socialnih medijev. Enostavno beseda-od-usta je tudi zelo učinkovita za razkritje besede. Prepričajte se, da ste dogodek promovirali v območne šole (če je primerno), ker je veliko študentov dolžnih opravljati delovni čas v skupnosti in so lahko pripravljeni sodelovati.
Oblikujte nadomestni načrt, če se kaj zgodi - nikoli ne boli, da imate načrt B. Opišite potencialne težave (kot je slabo vreme), ki bi lahko ovirale uspešen zaključek projekta. Nato oblikujete rešitve za te težave (kot je premikanje dogodka znotraj).
Oblikovanje posebnega akcijskega načrta. Navedite posebne korake za uspešno izvedbo projekta. Prikažite načrtovane datume za vsak korak. Izločite korake za dan dogodka na ločen seznam, saj je to lahko najbolj podroben in najbolj referenciran seznam med samim dogodkom.
