Mnoge trgovine z živili in restavracije so pripravljene podariti hrano in pijačo dobrodelnim organizacijam; morda je del njihovega poslanstva prispevati k skupnosti. Donacije hrane obravnavajte kot poslovno transakcijo tako, da svojim donatorjem ponudite ustrezno dokumentacijo. Bodite pripravljeni dati jim pismo z zahtevkom in potrdilo o donaciji. Kot spodbudo lahko svoje podjetje promovirate z vključitvijo njihovega logotipa ali imena v promocijski material dogodka.
Naredite seznam restavracij in trgovin z živili na vašem območju. Vključite njihove kontaktne podatke, kot so naslov in telefonska številka.
Pripravite scenarij, ki ga boste prebrali, ko pokličete restavracije in trgovine. Namen začetnega telefonskega klica je zbrati informacije - kdo je vodja odnosov v skupnosti in ali podjetje ponuja donacije za hrano. Začnite scenarij z uvodom o sebi, organizaciji in dogodku. Pojasnite, da iščete hrano za vašo dobrodelnost ali dogodek in da želite govoriti z vodjo odnosov v skupnosti. Končajte svoj scenarij s prošnjo za donacije in zbiranje informacij o pravilnem stiku.
Pokličite vsako restavracijo ali supermarket. Sledite svojemu scenariju, kolikor je le mogoče, vendar bodite privlačni in spontani. Dobro je razviti odnos z ustreznim kontaktom od samega začetka. Verjetno bo zaprosil za pismo. Sporočite jim, da ga pošiljate. Če morate pustiti sporočilo, navedite 30-minutni povzetek svoje organizacije, dogodek, kaj zahtevate in telefonsko številko. Prosite ga, naj vas pokliče nazaj.
V vsako restavracijo in trgovino vnesite črko na eni strani; To pismo bo pojasnilo poslanstvo in dogodek vaše organizacije in bo služilo kot uradna pisna prošnja morebitnemu donatorju. Prilagodite svoje pismo ustreznemu stiku. Navedite, kakšen je vaš neprofitni status, in svojo zvezno davčno identifikacijsko številko. Omenite, ali boste hrano uporabljali za hrano, prostovoljce ali oboje. Navedite jedi, ki jih potrebujete. Naj vaša oseba ve, da jo boste poklicali v naslednjih nekaj dneh. Vključite ime stika in telefonsko številko.
Dostavite ali pošljite svoje pismo, nato pa pripravite nadaljnji scenarij. Prebrali boste iz tega skripta, ko pokličete stik, da vidite, ali je prejel vaše pismo. Omenite, da ste nekaj dni nazaj poslali pismo o prošnji in preverite, ali ste ga prejeli. Zahtevo ponovite tako, da vprašate vašo osebo za stik, če želite dati darila za hrano ali pijačo. Ko rečejo »Da«, jim povejte, da jim boste prinesli potrdilo za njihovo velikodušno darovanje.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Imenik
-
Računalnik
-
Telefon
-
dostop do interneta
-
Tiskalnik
-
Urejevalnik besedil
-
Knjiga praznih potrdil
Nasveti
-
Lahko kupite prazne potrdila o nakupu v trgovini s pisarniškimi potrebščinami. Nekatere trgovine lahko nudijo enodnevne predmete iz oddelka za pekarne ali pridelavo, ki so še vedno sprejemljivi za postrežbo in pripravo obrokov. Svoj dogodek uporabite kot priložnost za razvoj dolgoročnega odnosa s potencialnimi donatorji, ki bi lahko v prihodnosti uživali v doniranju vaši organizaciji.
