Za vsako organizacijo je praznovanje gradbene predanosti vrhunec dolgoletnega dela in načrtovanja. Obstaja veliko načinov za načrtovanje tega spomina. Uživajte v ustvarjalnem času, ko se odločite, katere komponente so najbolj primerne za vaš dogodek. Se bo rezalo traku? Kaj pa kosilo? Želite vključiti versko komponento? Mnoge od teh idej so lahko odvisne od vašega proračuna, vendar jih je vredno raziskati. Ko imate nekaj smernic, začnite postopek načrtovanja.
Datum nastavite nekaj mesecev vnaprej. Uskladite se z izvajalcem gradnje na predviden datum zaključka. Preverite lokalna gradbena pravila - morda boste morali izdati potrdilo o zasedenosti, preden boste lahko zakonito gostili dogodek v novi stavbi. Če načrtujete praznovanje v celotni skupnosti, preverite koledarje drugih skupin ali institucij, tako da ne boste preglasili prvih datumov.
Pripravite seznam gostov več mesecev vnaprej. Obvestite povabljene VIP o datumu in jim sporočite, da boste rezervirali parkirna mesta in posebne sedeže za njih. Ocenite število obiskovalcev: pozorno preglejte svoj seznam in verjetnost udeležbe ljudi. Običajno je večji seznam gostov, manjši je odstotek udeležencev. Za seznam 500 ali več gostov je 25-odstotna udeležba začetna ocena. Gostinci so informirani vir za oceno števila gostov, ki se bodo udeležili.
Nekaj mesecev vnaprej povabite člane duhovščine in druge govornike, ki jih upate, da bodo sodelovali v službi.
Pošiljanje obvestil »shrani datum« po pošti na celoten seznam gostov do dva meseca vnaprej.
Rezervirajte in se srečajte z gostiteljico čim prej. Odločite se za prostorsko načrtovanje, meni, potrebo po opremi, parkiranje, cvetlične aranžmaje in servisno osebje.
Najemi in storitve rezervacij opreme. Začnite načrtovati sestanke za vsakega od njih več mesecev vnaprej. To lahko vključuje opremo (stoli, mize, posteljnino, oder, ozvočenje in stopničke), služabnika, cvetličarje, glasbenike, tiskarje in fotograf. Začnite delati z vsemi mediji, ki bi lahko zajemali dogodek.
Pošljite povabila po pošti tri tedne pred dogodkom. Ročni naslov, če je izvedljiv.
Ponovno potrdite s ponudniki storitev dva tedna vnaprej in preverite vse podrobnosti. Naredite podroben razpored dogodkov za dan dogodka in ga razdelite ponudnikom storitev. Vključite kontaktne podatke s številkami mobilnega telefona. Programi ali naročila storitev naj gredo na tiskalnik dva tedna pred dogodkom.
Dan pred prireditvijo rezervirajte parkirišče za VIP, duhovnike in gostince s prometnimi stožci in rezerviranimi parkirnimi znaki. Prevzemite program / naročila storitev iz tiskalnika. Prejemanje predmetov za najem in začetek namestitve. Ponovno se obrnite na člane medijev in jih po potrebi rezervirajte.
Na dan dogodka pripravite načrt in odvisno od strokovnjakov, ki ste jih najeli, da opravijo svoje delo.
Nasveti
-
Oblikujte predanost, da boste spoštovali namen stavbe. Na primer, učenci bi lahko igrali pomembne vloge v posvetu nove šolske stavbe, ali pa bi lahko gostje povabili, da na pobudo javnega vrtnega centra vrgnejo semena divjega cvetja. Če je bil denar za novo stavbo podarjen, nameravajte imeti nočitev pred donacijo zasebno stranko, da bi si privoščili donatorje.
