Predstavljanje iz oči v oči je preprosto, saj obstaja ustaljena konvencija. Vedno se boste rokovali s svojim novim znancem in ji povedali svoje ime. Doseganje po e-pošti je težje. Kakšen je ustrezen pozdrav? Kako formalno bi morali biti vi? Kot pri vseh poslovnih komunikacijah, obstajajo določena pravila, ki jih morate upoštevati, da bo vaše sporočilo profesionalno.
Oblikujte privlačno vrstico zadeve
Ker lahko vaše sporočilo tekmuje s 500 drugimi v mapi prejemnika, boste morali ustvariti vrstico z zadevo, ki bo prejemnika spodbudila, da odpre vaš e-poštni naslov. Tukaj je treba omeniti, da vas je nekdo napotil - »Jennifer Williams je predlagala, da vas kontaktiram«, saj vam lahko poznavanje spodbudi možnost, da kliknete. Ali pa omenite namen e-pošte. »Povpraševanje po vaših gostinskih storitvah« mora prejemnika spodbuditi, da klikne. Vrstica z zadevo pod 30 znaki naj bo čitljiva na pametnem telefonu.
Uporabite formalni pozdrav
E-pošta je priznana kot manj formalna metoda komuniciranja kot poslovna pisma in morda vas bo skušalo neformalno nasloviti prejemnika, na primer: »Zdravo David.« To je v redu, če poznate osebo ali pa dela v neformalni industriji, ni primerno, če nekoga pošljete v konzervativno industrijo, kot so finance ali vlada. Če ste v dvomih, "Dragi g. Matterson," ali preprosto "g. Matterson “bo dobro delovala.
Predstavite se
Navedite svoje ime, delovno mesto in druge podrobnosti, ki bodo pomembne za prejemnika. To je vaša priložnost, da vzpostavite človeško povezavo s prejemnikom, na primer z omembo skupne šole, delovnega mesta ali industrije. Na primer, lahko napišete: »Moje ime je Sonia Jindal. Sem kolega UCLA, ki dela na področju grafičnega oblikovanja. «Navedba medsebojnega poznanstva je plus, ker je prejemnik lahko bolj dovzeten, če vas je poklical nekdo, ki ga pozna in mu zaupa.
Razložite, kaj želite
Pojasnite, zakaj pišete. Poskrbite, da bo vaše sporočilo jasno in jedrnato, da se izognete nesporazumom. "Delam za podjetje ABC in rad bi vam povedal o dogodku, ki ga začenjamo", je boljši od "Razburljive novice o našem novem dogodku!" Vključite jasen poziv k dejanju, tako da prejemniku sporočite, kaj bi radi. Naslednji. Če želite na primer načrtovati nadaljnji klic, lahko napišete: »Rada bi razporedila klic za nadaljnjo razpravo o zadevi, saj obstaja veliko možnosti za sodelovanje. Bi vam ponedeljek popoldan delal?"
Konec s hvaležnostjo
Zahvalite se prejemnici za njen čas in pozornost. E-pošta, ki se konča s hvaležnostjo, je dobila 36-odstotno povečanje povprečnih stopenj odziva. Dobre možnosti vključujejo “hvala vnaprej”, “hvala za vaš čas” ali preprosto “hvala”. Odjavite se z vašim imenom in kontaktnimi podatki.
Ne pozabi urediti
Pred pošiljanjem preverite e-poštno sporočilo. Imate samo eno priložnost, da naredite prvi vtis, pravopisne napake pa lahko povzročijo neprofesionalnost. Poskrbite, da bo vaša slovnica prav tako prepoznavna in da boste uporabljali polne stavke in formalno pisanje, namesto da bi uporabljali okrajšave in izraze, ki jih lahko uporabite s prijatelji, ne pa tudi s šefom.
Pomaga vam lahko natisniti pismo in ga prebrati na glas, če imate kogarkoli, vprašajte prijatelja ali sorodnika, naj prebere tudi to, kar ste napisali.
