Zahtevek za predloge je dokument, ki ga izda podjetje, neprofitna organizacija ali vladna agencija, ki od možnih prodajalcev zahteva odzive na navedene zahteve. Medtem ko se RFP razlikujejo po velikosti, obsegu in obliki, običajno pokrivajo podobne teme. RFP običajno pove prodajalcem o subjektu, ki sponzorira, kaj želi pridobiti in določiti pogoje za izbiro. RFP običajno prosi prodajalce, da pojasnijo, zakaj so usposobljeni za odziv, kako nameravajo doseči cilje, opisane v predlogu, in ceno, ki jo pričakujejo, da bodo plačani.
Opišite namen in obseg RFP, vključno z blagom, izdelki ali storitvami, ki jih želite pridobiti, in kvalifikacijami, ki jih pričakujete od prodajalca. Tako bodo lahko prodajalci ugotovili, ali so upravičeni in se želijo odzvati. Z navedbo, da vaše podjetje potrebuje 10.000 modrih pripomočkov v treh mesecih, vaša organizacija išče lokacijo in opremo za pripravo in strežbo 200 obrokov na dan za starejše stranke ali pa vaša agencija zahteva usposabljanje za izboljšanje storitev za stranke, lahko shranite svoje in svoje čas in trud prodajalcev.
Napišite opis vašega podjetja, organizacije ali agencije, ki potencialnim dobaviteljem zagotavlja koristne podatke. Ker bo večina prodajalcev stala čas in denar, da se odzove na vaš RFP, bo to pomagalo vzpostaviti prihodnji delovni odnos. Pojasnite, kaj nameravate doseči z njihovim izdelkom ali storitvijo. Ugotovite, kdo naj usmerja svoja vprašanja in korespondenco.
Podrobno določite obseg dela, tako da lahko prodajalci natančno napovejo delo, materiale in druge stroške.Navedite predvidene datume zaključka, da bodo lahko razvili realističen časovni okvir. Opišite pogoje, ki jih pričakujete, kot so delovni, okoljski in varnostni standardi. Navedite standarde uspešnosti, ki jih potrebujete, in kako pričakujete spremljanje in ocenjevanje njihovih prizadevanj.
Navedite načrte, poročila, izdelke, storitve in materiale, ki jih pričakujete od njih in kdaj želite, da se vsak zaključi. Prodajalci imajo lahko okoliščine, ki jim preprečujejo, da bi zagotovili, kar zahtevate, ko ga pričakujete. Razlike med vašimi pričakovanji in prodajalcem bodo verjetno predmet razprave med pogajanji o pogodbi. Nekateri RFP vključujejo razdelek s standardnimi postavkami predlagane pogodbe, kot so klavzule o odpovedi in sporazumi o zaupnosti
V svoj RFP vključite merila, ki jih boste uporabili za oceno odgovorov, ki jih prejmete, ter način in čas dodelitve zmagovalnemu ponudniku. To je pomembno, da bi se izognili trditvam o favoriziranju ali drugih nepoštenih praksah. Veliko RFP uporablja točkovni sistem, ki dodeljuje točke za postavke, kot so stroški, obseg dela, kvalifikacije in osebje.
