Spreminjanje postopkov obračunavanja vašega podjetja lahko vpliva na poslovanje s številnimi strankami. Ne morete preprosto spremeniti datumov fakturiranja, povečati zneskov plačil ali drugače popraviti vaših pogojev brez predhodnega obvestila strankam. V nasprotnem primeru se soočate z možnostjo klicev, pritožb, izgube prihodkov in negativnih komentarjev. Oblikujte pismo, ki ga pošljete svojim strankam, da bo zagotovilo popolne odgovore na vprašanja »kdo, kaj, kdaj in kje« vaših novih pravilnikov.
Pojasnitev Namen
Formalne napovedi postopkovnih sprememb bi morale biti odprte z jasnimi izjavami o viru informacij, populaciji, ki jo zadeva, in naravi spremembe. Če želite doseči ta cilj, uporabite pisemski papir podjetja, da prejemnik takoj pozna vašo identiteto. Če nastavite sporočilo v programski opremi za obdelavo besedil kot projekt za spajanje dokumentov, lahko v vsako črko vključite prilagojen pozdrav, da se izognete grozljivemu uvodu "Dragi cenjeni kupci", ki depersonalizira katero koli sporočilo. Ponovno potrdite, da ste zadovoljni s poslovanjem prejemnika, in navedite osnove politike v kratkem prvem odstavku. Na primer, lahko objavite »Ker vas cenimo kot stranko, vas kontaktiramo, da vas obvestimo o prihajajoči spremembi naših postopkov obračunavanja, ki vpliva na vaš račun pri nas.«
Podajte podrobnosti
Ko predstavite celotno temo vaše komunikacije, pridite do točke v naslednjem odstavku. Pojasnite - čim bolj jedrnato - spremembo, ki prihaja, in kako se nova pravila razlikujejo od starih. Stranke želijo natančno vedeti, kako vaše politike vplivajo nanje. Če ne boste dali jasne, logične razlage, ki bi odgovorila na vsa očitna vprašanja, ki jih postavlja, bo telefon kmalu začel zvoniti, ko bodo vaša pisma prispela v nabiralnike prejemnikov. Da bi zagotovili, da ste naslovili vse potrebne podrobnosti, prosite prijatelje, sodelavce ali druge ljudi zunaj, da preberejo vaše pismo v njegovih prototipnih fazah in izpopolnite svoje sporočilo v luči vseh vprašanj, ki jih postavljajo.
Potrdite čas
Natančno določite, kdaj začnejo spremembe veljati. Če morajo stranke začeti uporabljati nov naslov za plačilo, ki je učinkovit v določenem mesečnem obračunskem ciklu, jim povejte »Začnite s plačilom mesec in leto. Prosimo, pošljite ček na naslov." Če bodo stranke opazile spremembo plačilnih pogojev, jim sporočite, da "zvišamo vaše najnižje plačilo z številka na število odstotkov vašega stanja od meseca in leta." Da bi se izognili zmedi, uporabite to izjavo o časovni razporeditvi, da boste potrdili spremembo in zagotovili popoln datum, da bo vaše pismo postalo prihodnja referenca za datoteke strank.
Naj bo uradno
Preden zaprete pismo, pojasnite na trden, a prijazen način, da vaše spremembe ne predstavljajo neobveznih izrazov. Stranke se morajo zavedati, da ne morejo odstopiti od vaših postopkov, razen če zaprejo svoje račune, in da še naprej poslujejo z vami po datumu spremembe potrjujejo, da se strinjajo in se strinjajo, da bodo spoštovali vaša nova pravila. Navedite svoje ime in kontaktne podatke, tudi če se pojavi kot del pisma, in poudarite, da pozdravljate klice strank, če imajo vprašanja ali pripombe.
