Pisanje predloga pogodbe zahteva, da sestavite prepričljivo pripoved, ki pojasnjuje, zakaj je vaše podjetje najprimernejše za delo, ki ga agencija javnega sektorja išče ali svetovalni projekt, ki ga zahteva podjetje v zasebnem sektorju. Ker so predlogi javnega sektorja najbolj zahtevni za pisanje in pogosto najbolj zamudni za gradnjo, če veste, kako napisati nagrajeni predlog za vlado, je pisanje enega za delo v zasebnem sektorju kos torte.
Kako napisati predlog pogodbe
Pregledovanje seznamov, ki si želijo pomoč za pisce predlogov na kateri koli spletni plošči za delo, kaže, da je niz znanja, ki ga uporabljate za izdelavo zmagovalnega predloga, izredno dragocen. Toda zmožnost pisanja zmagovalnih predlogov pogodb zahteva več kot le dobro pisno znanje in znanje angleškega jezika. Izjemno pisni predlogi pogodb zahtevajo skupinsko prizadevanje in jasno razumevanje storitev ali izdelkov podjetja, postopkov pogodb in pridobitev ter oblikovanja cen. Priprava predloga pogodbe lahko traja tedne in celo mesece načrtovanja, strategije in raziskav. Pisanje pogodbenih predlogov ni delo za eno osebo. Mnoge organizacije imajo vzpostavljene "ekipe za zajemanje" kot razširitev oddelka za poslovni razvoj podjetja.
Ko podjetja uporabljajo predlog pogodbe
Mnoga podjetja, ki zagotavljajo storitve ali proizvode vladnim agencijam, uporabljajo predloge pogodb kot sredstvo za pridobitev posla v javnem sektorju. V zasebnem sektorju obstajajo načini uporabe predlogov pogodb, vendar so predlogi za delo v zasebnem sektorju pogosto manj zapleteni in strukturirani kot predlogi, napisani za vladne uradnike za sklepanje pogodb in pridobitev. Če boste pisali predloge pogodb za vašo organizacijo, je dobro, če se naučite več o predlogih, ki so osredotočeni na vlado, zaradi edinstvene strukture vladnih napotitev in zahtev za poslovanje z agencijami javnega sektorja. Če veste, kako napisati predlog o pogodbi za zvezno vlado, bo pisanje tistega, ki bo zmagalo v vašem podjetju v zasebnem sektorju, preprosto primerljivo.
Proces pridobivanja
Uprava za splošne storitve v ZDA objavlja zvezne predpise o nabavi (FAR). FAR je 2.000-stranska knjiga, ki vsebuje vse, kar ste kdaj želeli vedeti o postopkih in pravilih nakupa zvezne vlade. Amazon nosi tudi knjigo in Cliffs-Notes-esque različice, vendar jo lahko prenesete s strani vlade in veste, da dobivate vse posodobljene popravke in spremembe. Spoznajte FAR in odgovorili boste na mnoga vprašanja o pisanju predloga pogodbe. Vsaj boste bolje razumeli, kako in zakaj vlada zahteva tako podrobne odgovore na zahteve po izdelkih in storitvah.
Vladni postopek pridobivanja se pogosto začne s pridobivanjem. Pridobivanje je dokument, ki je na voljo javnosti in vsebuje informacije o agenciji, ki zahteva storitve ali izdelke. Pridobivanje podatkov vsebuje podrobnosti o vrsti storitve ali izdelka in o tem, kako želi država storitev ali izdelek. Prav tako določa pogoje in pogoje vodenja odnosa med prodajalcem in zastopnikom. V vladnem pozivu vas imenujejo "izvajalec" ali "prodajalec". V nekaterih primerih vlada izda prošnjo za informacije (RFI), ki je bila objavljena pred objavo. Namen RFI je opredeliti vrste podjetij, ki so sposobna zagotoviti storitev ali izdelek, ki ga želi vlada. Odzivanje na RFI potrebuje nekaj dela, vendar ne skoraj toliko truda, da bi se odzvali na vladno zbiranje.
Obstaja nekaj različnih vrst zahtevkov: Zahteva za predlog (RFP), Zahteva za ponudbo (RFQ) in Vabilo k ponudbi (ITB). Nianse med temi vrstami naročanja določajo, kako strukturirate svoj predlog pogodbe. RFP običajno zahteva, da predstavite ideje in pristop vašega podjetja na zelo podroben in prepričljiv način, ki prikazuje vašo sposobnost za rešitev vprašanja, ki ga je vlada opisala v RFP.
Na primer, ko agencija izda RFP, ki navaja potrebo po vodstvenih in razvojnih vodstvenih storitvah za vladne vodje, bi moral vaš pogodbeni predlog opisati izvajalske storitve vašega podjetja; strokovno znanje in kvalifikacije vaših trenerjev in svetovalcev; teorije, na katere se vaši trenerji zanašajo na svoje trenerske seje, in proces, ki ga uporabljate za zagotovitev, da vladni vodstveni delavci kar najbolje izkoristijo coaching. Prav tako morate navesti podrobnosti o korakih zagotavljanja kakovosti vašega podjetja, pa tudi, kako predlagate vodenje coachinga z rednim poročanjem, vodenjem evidenc in dodeljevanjem sredstev.
Kdo piše predlog pogodbe na poslovnem področju?
Sestavite vašo ekipo za zajemanje preden položite pero na papir ali sedite na računalnik. Na splošno ni samo ena oseba, ki piše predlog pogodbe, pisanje predlogov je skupinsko delo. To je skupni podvig, ki vključuje talent in strokovnost številnih ljudi v ekipi za zajemanje. Vsaka oseba v ekipi za zajemanje ima vlogo pri pisanju predloga. Z uporabo zgornjega primera, če je vaše podjetje že opravljalo storitve izvajanja inštruiranja, so ljudje, ki bodo verjetno dodali vrednost ekipam za zajemanje, vodilni projektni vodja, skrbnik pogodb, pisci predlogov, računovodja ali poslovni direktor predsednik podjetja. Predsednik bo nadzoroval postopek in podpisal predlog pogodbe, ko bo predložen vladi. Predsednik družbe ali njen pooblaščenec je vključen v fazo pisanja in predložitve predlogov, ker imajo pooblastilo za izdajo zavezujočih dokumentov.
Med postopkom pisanja predlogov mora vaša ekipa za zajemanje imeti redne sestanke. Na teh srečanjih razpravljate o strategiji, pristopu, novem informiranju in napredku. Vodja ekipe za zajetje je lahko strokovnjak za razvoj poslovanja, ki je odgovoren za logistiko pri sestavljanju predloga pogodbe. Druga možnost je, da je vodja lahko nekdo, ki ga predsednik podjetja imenuje za vodjo ali bolj izkušeno osebo, ki preprosto prevzame odgovornost za vodenje ekipe. Redna srečanja z vašo ekipo za zajem bodo zagotovila, da je vaš predlog pogodbe na pravi poti in da boste izpolnili rok za predložitev končnega predloga. Obstajali bodo številni pregledi, redigiranje in razprave o predlogu - to je ogromno prizadevanje, tudi za majhne pogodbe.
Kako pridobiti predlog pogodbe
Vaš cilj je pridobiti nagrado za naročilo - ne dobite predloga pogodbe. Toda pomembne so vsebina in prepričljiva narava vsebine predloga, ne semantika. Prvi korak pri pisanju nagrajenega predloga pogodbe je raziskava agencije, ki je izdala zahtevo. Nekatera podjetja zagotavljajo informacije o vladnih agencijah; vendar mora vsak član vaše skupine za zajemanje prispevati kakršne koli informacije o agenciji. Na primer, če ima vaš projektni vodja informacije o strateški usmeritvi agencije iz prejšnjega izvajalskega inštruktorskega dela, bi to lahko bilo koristno pri opisovanju rezultatov coachinga s to agencijo. Ali pa, če je vaš poslovni uslužbenec agenciji prosilki pregledal sredstva, namenjena kongresu, je to koristno pri določanju cene, ki spremlja vaš predlog pogodbe.
Pisanje nagrajenega predloga pogodbe zahteva metodičen in sistematičen pristop k odzivanju na vladno zbiranje. Najprej opravite svoje raziskave. Če niste seznanjeni z agencijo, preučite njeno spletno stran, da boste razumeli poslanstvo, vizijo in temeljna načela. Te stvari vključite v svoj predlog in, če so skladne s poslanstvom, vizijo in temeljnimi načeli vašega podjetja, je to še bolje. Narišite te vzporednice, tako da vladna skupina za pregled predlogov vidi uskladitev z vašim podjetjem. To je ključni strateški pristop za vzpostavitev podobne povezave z agencijo.
Preučite napeljevanje, da boste razumeli, kaj agencija želi in uskladiti čas in trud, ki je potreben, da se odzove na napeljevanje. Če oddate predlog za obsežen projekt, kjer niste imeli pretekle uspešnosti ali izkušenj na tem področju, boste morali posredovati to napotitev ali napisati izjemno prepričljiv predlog, ki v celoti opisuje vaše zmožnosti na področju storitev. vladna agencija zahteva. Tudi svoje raziskave o konkurenci. Zvezne vladne agencije morajo objaviti svoja naročila na zvezni spletni strani za poslovne priložnosti - FedBizOpps, za krajše (fbo.gov). V razdelku »Zainteresirani prodajalci« na napotitvi v objavo boste našli seznam potencialnih izvajalcev in prodajalcev. Vse družbe, ki so navedene na tem zavihku, ne smejo predložiti predlogov pogodb; vendar je dober začetek razumevanja, kdo je vaša konkurenca.
Predlog pogodbe Vzorčno pismo
Eden od ključnih korakov pri predložitvi nagrajenega predloga pogodbe je naročanje komponent vašega predloga. Za številna poslovna poročila je povzetek sestavljen šele po dokončnem "mesu" poročila. Ista praksa je pametna pri pripravi pisma o predlogu pogodbe. Razmislite o pisnem predlogu pogodbe kot povzetku - pripravite osnutek izjave, ki ga boste uporabili za vse vaše predloge pogodb, vendar prihranite izboljšanje za zadnji korak pisanja predloga pogodbe.
Večina predlogov pogodb za vlado je elektronsko posredovana. Zato je vzorčno pismo s predlogom pogodbe samo e-poštno sporočilo, ki pravi nekaj podobnega, "ABC Consulting z veseljem predloži priloženi odgovor na RFP # 0000, ki vključuje ABC-jev tehnični pristop, cene in biografije za ključno osebje. Potrdite prejem tega prenos. Razlog, da želite potrditi prejem, je, da boste imeli dokazilo, da ste predložili predlog do roka. Vendar pa je uvedba nagrajenega predloga pogodbe bolj pisni predlog kot pošiljanje e-pošte.Prvi del predloga pogodbe mora vsebovati osnovne informacije o vašem podjetju, storitvah, ki jih ponuja vaše podjetje, in na kratko navesti razlog, zakaj ste usposobljeni izvajalec ali prodajalec. Tukaj je vzorec uvoda, ki služi kot pismo o predlogu pogodbe:
ABC Consulting (ABC) je 8 (a), gospodarsko prikrajšano, žensko podjetje (EDWOSB), ki ima poslovno nalogo zagotavljanja vrhunskih rešitev, ki so osredotočene na stranke, prilagodljivosti in inovativnosti. Z našimi strankami sodelujemo pri ocenjevanju njihovih temeljnih ciljev in zagotavljanju stroškovno učinkovitih, učinkovitih in usmerjenih rešitev. Skupina ABC za upravljanje ima več kot 150 let kombiniranih izkušenj na področju upravljanja, osredotočenih na edinstvene vidike zveznih pogodb. Z našimi združenimi izkušnjami na področju upravljanja pravnih in programskih vsebin ABC nudi strokovnim znanjem s praktičnimi izkušnjami in znanjem strankam zvezne vlade.
ABC je doživel izjemno rast v zadnjih nekaj letih, saj je dosegel povprečno 25-odstotno rast na leto. Našo eksplozivno rast pripisujemo naši trdni zavezanosti kakovosti. Za upravljanje majhnih in kompleksnih projektov uporabljamo najboljše industrijske prakse. Naše metodologije za nadzor kakovosti vključujejo analize za: 1) opredelitev strategij upravljanja in ciljev programa v merljivem, merljivem smislu, 2) izvajanje sistemov in postopkov za spremljanje uspešnosti sistema glede na specifične cilje in 3) zagotavljanje povratnih informacij o uspešnosti, ki se posredujejo vodstvu programa in osebju za izboljšanje načrtovanja. in uporabiti pridobljena spoznanja. Kakovostne metodologije dopolnjujemo z rešitvami za obvladovanje tveganj, s katerimi zmanjšujemo verjetnost in vpliv napak s pomočjo sistemov za odzivanje na tveganja.
Naša poslovna infrastruktura je zasnovana za zagotavljanje visoko kakovostnih storitev naši hitro razvijajoči se poslovni bazi. Naše vodstvo kolektivno deluje kot splošna podpora za naše osebje programa in ne kot tipični »menedžerji«, ki narekujejo postopke, procese ali poslovne politike. Višje vodstvo podjetja ABC deluje kot temelj za celovito podporo podjetja in sredstva osebju programa, ki neposredno podpira naše stranke. Razumemo potrebe in prednostne naloge naših strank ter upravljamo svoje vire za podporo njihovim ciljem.
Prizadevali si bomo za naše pretekle uspehe, strokovno znanje in najboljše prakse, da zagotovimo ime agencije, ki jo vstavite, iz vladnega zbiranja različne pobude za organizacijski razvoj. Organizacijske razvojne pobude, ki jih načrtujemo, bodo izboljšale uspešnost posameznika in ekipe. Rezultat naših pobud bo povečal vključenost zaposlenih z učinkovito komunikacijo, sodelovanjem in doseganjem soglasja. ABC Consulting ima izkušnje, usposabljanje, kvalifikacije in strokovnjake, ki uspešno izvajajo široko paleto storitev za človeški kapital, ki jih zahteva izjava o delovanju (PWS).
